FAQ zu Fragen rund um das Home Office

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Hier folgen einige Hinweise und Antworten auf Fragen die uns im Zusammenhang mit der aktuellen Umstellung auf Home Office erreichen.

Allgemeine Hinweise zum Home Office

Eine kurze Zusammenstellung wichtiger Aspekte beim Einrichten des Home Office Arbeitsplatzes und zur Nutzung privater Geräte gibt es vom ULD Schleswig Holstein. Gute Tipps zur Sicherheit im Netz und zum Schutz der Geräte gibt es bei der Stabsstelle Informationssicherheit.

Nutzung von Cloud-Diensten für (Video-) Chat u.ä.

Pauschal können wir auf Grund der großen Vielfalt an Produkten und deren verschiedenen Versionen (Abos, Freemium, etc.) keine detaillierte Auskunft zu einzelnen Produkten geben. In der Regel sind für uns die „education“ Versionen geeignet und nutzbar, falls es diese nicht gibt die „business“ Variante. Kostenlose Versionen eignen sich auf Grund der Einbindung von Werbung und Nutzer-Tracking häufig nicht. Einige Hinweise auf Tools finden Sie bei den Kolleg:innen vom ZfW. Wichtig: Für die Nutzung von Clouddiensten ist ein Auftragsdatenverarbeitungsvertrag (AV-Vertrag) abzuschließen. Diese finden sich bei vielen Anbietern als Zusatz zum Nutzungsvertrag (Data Processing Addendum) oder können über den Support angefragt werden. Weitere Überlegungen zur Auswahl und Links zu den Vereinbarungen vieler Anbieter hat Thomas Schwenke auf seinen Seiten zusammengestellt. Alternativ stellt IT-Services im Testbetrieb „Matrix“ (https://riot.ruhr-uni-bochum.de/) als Messenger bereit. Für die Nutzung ist kein weiterer Account und kein AV-Vertrag notwendig.

Scannen im Home Office

Bei der Nutzung des heimischen Scanners sollte darauf geachtet werden, dass die eingescannten (vertraulichen) Dokumente nicht im Heimnetzwerk abgelegt werden, sondern möglichst direkt auf dem Dienst-Rechner, um den Zugang für Dritte und den Verlust zu erschweren. Ebenso sollte mit den Papierdokumenten und Ausdrucken sorgsam umgegangen werden. Vermeiden Sie ein Vermischen mit privaten Unterlagen und legen Sie dienstliche Dokumente separat und nach Möglichkeit unzugänglich ab. Entsorgen Sie vertrauliche Dokumente keinesfalls einfach über den Hausmüll, sondern stellen Sie eine ordnungsgemäße Vernichtung sicher.

Wer keinen Scanner hat, greift gerne auf das Smartphone zurück. Am einfachsten geht das mit der normalen Kamera-App. Achten Sie darauf, dass die Aufnahmen nicht automatisch in die Cloud übertragen werden. Spezialisierte Apps bieten hingegen mehr Komfort und bessere Ergebnisse. Achtung: Es gibt leider viele unseriöse Anbieter von Scan-Apps oder cloudbasierte Apps. Diese sollten Sie nicht benutzen. Für einfache Aufgaben eignet sich das kostenlose Open Note Scanner (Fdroid, GooglePlay). Etwas mehr Umfang bietet Microsofts Office Lens (iOS, GooglePlay) – dabei ist aber vor allem darauf zu achten, dass die Daten nicht in der Microsoft-Cloud landen.

Nutzung privater E-Mailadressen

Bitte benutzen Sie ausschließlich Ihre dienstliche E-Mail-Adresse zur Korrespondenz im Home Office. Seien Sie kritisch, wenn Sie Anfragen von Nicht-RUB-Adressen bekommen und geben Sie Informationen nicht einfach heraus. Beachten Sie unsere Hinweise zu E-Mail-Nutzung.

Verschlüsselung von Dokumenten u.ä.

IT-Services bietet eine Kurzanleitung zur Verschlüsselung mit Cryptomator. Dieses Tool eignet sich besonders für die Nutzung mit Sciebo kann aber auch unabhängig verwendet werden. Auch ein verschlüsseltes ZIP-Archiv oder Office Dokument können für den Austausch per E-Mail in Frage kommen. Teilen Sie das Passwort unbedingt per Telefon mit da aktuell Schadsoftware so verbreitet wird. Beachten Sie auch die Tipps des LfDI Baden-Württemberg zum Umgang mit Passwörtern.

Backup

Stellen Sie sicher, dass auch Ihre Backups auch im Home Office erfolgen. Wenn Sie Ihre Daten auf einen externen Datenträger sichern, stellen Sie sicher das dieser geeignet verschlüsselt ist und bewahren Sie diesen getrennt und nach Möglichkeit verschlossen auf.