Es ist nicht selten, dass dienstliche Inhalte über hochschulexterne
Mailadressen verarbeitet werden.
Hierzu ein paar Kommentare aus Sicht des Datenschutzes:
Mailadressen bei GMX, Web.de, GoogleMail usw. sind nicht erkennbar mit einer
Person verbunden. Die Identität ist in keiner Weise überprüft. Vorname.
Nachname@mailprovider.de kann in den meisten Fällen jeder für sich
reklamieren.
Erhalten Sie eine Mail vorname.nachmame@gmail.com sollten Sie unbedingt
davon ausgehen, dass es sich nicht um die Person vorname.nachname handeln
könnte. Sollten vertrauliche Inhalte angefragt werden, so sollte die
Identität nochmals überprüft werden. Weisen Sie Studierende darauf hin, dass
die Frage nochmals per RUB-Mailadresse zu stellen ist, damit die Identität
überprüft werden kann. Inhalte die vermeintlich von MitarbeiterInnen der
Hochschule stammen sollten ebenfalls überprüft werden, wenn sie von nicht
überprüfbaren Mailadressen stammen.
Weiterleitungen dienstlicher Inhalte an hochschulexterne Adressen kommen
einer Übertragung solcher Inhalte in den Privatbereich gleich. Das ist so,
als ob Sie als Dienstadresse Ihre Privatadresse angeben.
Das wird spätestens dann zu einem Problem, wenn in (seltenen Ausnahme-)
Fällen die Hochschule dringend Zugang zu den dienstlichen Inhalten benötigt.
Das ist dann bei Drittanbietern nicht möglich. Haftung des Verursachers ist
da nicht ausgeschlossen.
Senden Sie keine dienstlichen Mails an Personen, die ein dienstliches Konto
nutzen sollten, dafür aber eine private Mailadresse nutzen. Verwenden Sie
dafür die dienstlichen RUB-Mailadresse.
Es ist sinnvoll private Mailadressen für Privates und dienstliche
Mailadressen für Dienstliches zu verwenden.
Ein weiterer Aspekt, ist dass die Verwendung bekannter autorisierter
Mailadressen auch dazu geeignet sind, Schadsoftware und Phishing leichter zu
erkennen. Die Gefahr kann zudem durch die Verwendung von Mail-Zertifikaten
reduziert werden, die über IT.Services (klick) zu bekommen sind. Mit denen
können auch Mails verschlüsselt werden.