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Für Teilnehmer:innen einer Konferenz:

Wenn Sie die Zoom-Applikation nicht auf Ihrem Computer installieren wollen oder können, ist es möglich einer Konferenz auch im Webbrowser beizutreten. Der Funktionsumfang ist dann eingeschränkt. Eine (aktive) Nutzung ist aktuell nur mit Chromium und Chrome sinnvoll möglich. Details dazu direkt bei Zoom.us – Support.

  1. Öffnen Sie den Meeting Link mit Chromium/Chrome
    Screenshot Zoom: Aufforderung zum Download
  2. Zoom versucht jetzt die App zu starten bzw. herunterzuladen
  3. Ein Download ist nicht notwendig und kann ggf. Abgebrochen werden
  4. Nach einigen Sekunden erscheint der Link zur Onlineteilnahme unter dem bisherigen Hinweis. Sollte dieser nicht erscheinen, klicken Sie auf „Zoom herunterladen und ausführen“. Der Link sollte jetzt erscheinen.

Beachten Sie, dass die Browserteilnahme ggf. in den Meeting-Einstellungen deaktiviert sein kann oder die Teilnahme am Meeting nur nach Registrierung auf der Plattform möglich sein kann. Bitten Sie ggf. die Veranstalter:innen die Einstellungen anzupassen.

Für Veranstalter:innen einer Konferenz:

  1. Nutzen Sie ein Passwort für Ihre Konferenz um Störungen durch Externe zu vermeiden
    Einstellungen für Zoom-Meetings
  2. Erlauben Sie die Teilnahme am Meeting mit dem Webclient ohne Registrierung (siehe auch: Zoom.us – Support)
  3. Weitere Tipps zur Zoom-Nutzung und empfohlene Sicherheitstipps finden Sie auf den Seiten von IT-Services.

 

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Hier folgen einige Hinweise und Antworten auf Fragen die uns im Zusammenhang mit der aktuellen Umstellung auf Home Office erreichen.

Allgemeine Hinweise zum Home Office

Eine kurze Zusammenstellung wichtiger Aspekte beim Einrichten des Home Office Arbeitsplatzes und zur Nutzung privater Geräte gibt es vom ULD Schleswig Holstein. Gute Tipps zur Sicherheit im Netz und zum Schutz der Geräte gibt es bei der Stabsstelle Informationssicherheit.

Nutzung von Cloud-Diensten für (Video-) Chat u.ä.

Pauschal können wir auf Grund der großen Vielfalt an Produkten und deren verschiedenen Versionen (Abos, Freemium, etc.) keine detaillierte Auskunft zu einzelnen Produkten geben. In der Regel sind für uns die „education“ Versionen geeignet und nutzbar, falls es diese nicht gibt die „business“ Variante. Kostenlose Versionen eignen sich auf Grund der Einbindung von Werbung und Nutzer-Tracking häufig nicht. Einige Hinweise auf Tools finden Sie bei den Kolleg:innen vom ZfW. Wichtig: Für die Nutzung von Clouddiensten ist ein Auftragsdatenverarbeitungsvertrag (AV-Vertrag) abzuschließen. Diese finden sich bei vielen Anbietern als Zusatz zum Nutzungsvertrag (Data Processing Addendum) oder können über den Support angefragt werden. Weitere Überlegungen zur Auswahl und Links zu den Vereinbarungen vieler Anbieter hat Thomas Schwenke auf seinen Seiten zusammengestellt. Alternativ stellt IT-Services im Testbetrieb „Matrix“ (https://riot.ruhr-uni-bochum.de/) als Messenger bereit. Für die Nutzung ist kein weiterer Account und kein AV-Vertrag notwendig.

Scannen im Home Office

Bei der Nutzung des heimischen Scanners sollte darauf geachtet werden, dass die eingescannten (vertraulichen) Dokumente nicht im Heimnetzwerk abgelegt werden, sondern möglichst direkt auf dem Dienst-Rechner, um den Zugang für Dritte und den Verlust zu erschweren. Ebenso sollte mit den Papierdokumenten und Ausdrucken sorgsam umgegangen werden. Vermeiden Sie ein Vermischen mit privaten Unterlagen und legen Sie dienstliche Dokumente separat und nach Möglichkeit unzugänglich ab. Entsorgen Sie vertrauliche Dokumente keinesfalls einfach über den Hausmüll, sondern stellen Sie eine ordnungsgemäße Vernichtung sicher.

Wer keinen Scanner hat, greift gerne auf das Smartphone zurück. Am einfachsten geht das mit der normalen Kamera-App. Achten Sie darauf, dass die Aufnahmen nicht automatisch in die Cloud übertragen werden. Spezialisierte Apps bieten hingegen mehr Komfort und bessere Ergebnisse. Achtung: Es gibt leider viele unseriöse Anbieter von Scan-Apps oder cloudbasierte Apps. Diese sollten Sie nicht benutzen. Für einfache Aufgaben eignet sich das kostenlose Open Note Scanner (Fdroid, GooglePlay). Etwas mehr Umfang bietet Microsofts Office Lens (iOS, GooglePlay) – dabei ist aber vor allem darauf zu achten, dass die Daten nicht in der Microsoft-Cloud landen.

Nutzung privater E-Mailadressen

Bitte benutzen Sie ausschließlich Ihre dienstliche E-Mail-Adresse zur Korrespondenz im Home Office. Seien Sie kritisch, wenn Sie Anfragen von Nicht-RUB-Adressen bekommen und geben Sie Informationen nicht einfach heraus. Beachten Sie unsere Hinweise zu E-Mail-Nutzung.

Verschlüsselung von Dokumenten u.ä.

IT-Services bietet eine Kurzanleitung zur Verschlüsselung mit Cryptomator. Dieses Tool eignet sich besonders für die Nutzung mit Sciebo kann aber auch unabhängig verwendet werden. Auch ein verschlüsseltes ZIP-Archiv oder Office Dokument können für den Austausch per E-Mail in Frage kommen. Teilen Sie das Passwort unbedingt per Telefon mit da aktuell Schadsoftware so verbreitet wird. Beachten Sie auch die Tipps des LfDI Baden-Württemberg zum Umgang mit Passwörtern.

Backup

Stellen Sie sicher, dass auch Ihre Backups auch im Home Office erfolgen. Wenn Sie Ihre Daten auf einen externen Datenträger sichern, stellen Sie sicher das dieser geeignet verschlüsselt ist und bewahren Sie diesen getrennt und nach Möglichkeit verschlossen auf.

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SLACKbot Logo

Aktuell erreichen uns vermehrt Anfragen zur Nutzung von Chat-Diensten wie SLACK. Problematisch ist an diesen Diensten die Übertragung in die USA, sowie z.B. SLACK die unbegrenzte Speicherung der Daten. Je nach Abo-Version unterscheiden sich die Praktiken und Eingriffmöglichkeiten für Administratoren.

Aktuell raten wir von der Nutzung von SLACK ab. Alternativ kann z.B. Matrix (aktuell im Testbetrieb: https://riot.ruhr-uni-bochum.de/) verwendet werden.

Sollten Sie dennoch SLACK nutzen wollen oder es bereits nutzen ist ein Vertrag zur Auftragsdatenverarbeitung notwendig. SLACK stellt einen solchen als Vertragsergänzung bereits vor ausgefüllt und von SLACK unterschrieben bereit. Aktuell sind individuell ausgehandelte Verträge mit SLACK nicht möglich.

 

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Die Telemetriedaten-Erhebung in Windows 10 lässt sich komplett deaktivieren.

Zu diesem Schluss kam eine Facharbeitsgruppe des bayerischen Landesdatenschutzbeauftragten, die mit Unterstützung von Microsoft die Datenübermittlung von Windows 10 untersucht hat.

Hierbei hat die Arbeitsgruppe herausgefunden, dass ein aktuelles Windows 10 Enterprise (Stand: Version 1909) durch das Setzen des Telemetrielevels auf Security keine Telemetriedaten mehr sendet.

Mit dieser Einstellung eignen sich somit die Enterprise und die Education Versionen für den universitären datenschutzkonformen Betrieb.
Dies gilt allerdings nicht für Windows 10 Pro oder Home.

Administratoren können diese Einstellung am besten in den Gruppenrichtlinien für die Organisation einrichten.

Sollten Sie diese Möglichkeit nicht haben können Sie im Registrierungs-Editor zu HKEY_LOCAL_MACHINE\Software\Policies\Microsoft\Windows\DataCollection navigieren und dort das DWORD-Wert (32-Bit) „AllowTelemetry“ erstellen und mit dem Wert 0 versehen.

Golem Artikel
Tätigkeitsbericht des Bayerischen Landesamts für Datenschutzaufsicht

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Gemeinsame Verantwortlichkeit nach Art. 26 DS-GVO (auch Joint Controllership genannt) bedeutet, dass bei einer Zusammenarbeit mehrerer Stellen diese gemeinsam für die Datenverarbeitung verantwortlich sein können. Die genannte rechtliche Grundlage der Datenschutzgrundverordnung verlangt u.a. den Abschluss einer Vereinbarung zur gemeinsamen Verantwortlichkeit und bestimmt, dass die von der Datenverarbeitung betroffenen Personen ihre Rechte nach der Verordnung jedem einzelnen der Verantwortlichen gegenüber geltend machen können.

Die Rechtsfigur der gemeinsamen Verantwortlichkeit wirft zahlreiche praxisrelevante Fragen auf. Es bedarf z.B. der Abgrenzung zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DS-GVO einerseits und zur alleinigen Verantwortlichkeit andererseits. Im jeweiligen Einzelfall ist zu klären wie weit die gemeinsame Verantwortlichkeit reicht, wie die Transparenz gegenüber der betroffenen Person im Außenverhältnis gewährleistet wird, und wie die notwendigen Inhalte der gesetzlich geforderten Vereinbarung im Innenverhältnis ausgestaltet werden. Auch stellt sich die Frage nach haftungsrechtlichen Konsequenzen, wenn Daten in gemeinsamer Verantwortung verarbeitet werden.

Insbesondere durch die jüngere Rechtsprechung des Europäischen Gerichtshofs (EuGH) hat das Thema neue Bedeutung erlangt: Gemeinsame Verantwortlichkeit setzt danach nicht voraus, dass jeder der Beteiligten hinsichtlich der Verarbeitung der Daten identische Handlungsoptionen hat. Gemeinsame Verantwortlichkeit ist also nicht im Sinne einer gleichwertigen Verantwortlichkeit zu verstehen und setzt auch nicht voraus, dass alle Verantwortlichen gegenüber der betroffenen Person in Erscheinung treten. (EuGH, Urteil vom 05.06.2018 – C-210/16 (Facebook-Fanpages); EuGH, Urteil vom 10.07.2018 – C-25/17 (Zeugen Jehovas)) Auch der tatsächliche Zugang zu den Daten ist kein maßgebliches Kriterium. Es genügt, dass ein Beteiligter die Verarbeitung eines anderen Beteiligten veranlasst und von dessen Ergebnissen profitiert. Für vor- oder nachgelagerte Vorgänge in einer Verarbeitungskette, an der ein Beteiligter keinen Einfluss in Form von Festlegung der Zwecke oder Mittel hat, soll dieser dann auch nicht verantwortlich sein. (EuGH, Urteil vom 29.07.2019 – C-40/17 (Fashion ID))

Aufgrund dieses, durch den EuGH sehr weit gefassten Anwendungsbereichs ist in der Regel davon auszugehen, dass das Betreiben eines Social Media Accounts zu einer gemeinsamen Verantwortlichkeit führt: durch das Einrichten wird dem Anbieter des sozialen Netzwerks die Möglichkeit verschafft, z.B. durch das Setzen von Cookies, personenbezogene Daten einzelner Nutzer zu erheben und weiter zu verarbeiten, auf die er andernfalls keinen Zugriff hätte. Die Anbieter haben darauf teilweise reagiert, indem sie ihre Nutzungsbedingungen um eine Vereinbarung i.S.d. Art. 26 DS-GVO ergänzt haben. Ob diese den rechtlichen Anforderungen genügt, ist nach Ansicht der Aufsichtsbehörden mehr als fraglich. Auch die Einbindung von Social Media PlugIns in eine Webseite führt nach den Urteilen des EuGH zu einer gemeinsamen Verantwortlichkeit mit dem Anbieter des sozialen Netzwerks, soweit es um Vorgänge geht, bei denen gemeinsam über Zwecke und Mittel entschieden wird. Hierfür stellen die Anbieter bislang noch keine Zusatzvereinbarungen zur Verfügung.

Bei Fragen steht Ihnen das Büro des Datenschutzbeauftragten selbstverständlich gern zur Verfügung.

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Es ist nicht selten, dass dienstliche Inhalte über hochschulexterne
Mailadressen verarbeitet werden.

Hierzu ein paar Kommentare aus Sicht des Datenschutzes:

Mailadressen bei GMX, Web.de, GoogleMail usw. sind nicht erkennbar mit einer
Person verbunden. Die Identität ist in keiner Weise überprüft. Vorname.
Nachname@mailprovider.de kann in den meisten Fällen jeder für sich
reklamieren.

Erhalten Sie eine Mail vorname.nachmame@gmail.com sollten Sie unbedingt
davon ausgehen, dass es sich nicht um die Person vorname.nachname handeln
könnte. Sollten vertrauliche Inhalte angefragt werden, so sollte die
Identität nochmals überprüft werden. Weisen Sie Studierende darauf hin, dass
die Frage nochmals per RUB-Mailadresse zu stellen ist, damit die Identität
überprüft werden kann. Inhalte die vermeintlich von MitarbeiterInnen der
Hochschule stammen sollten ebenfalls überprüft werden, wenn sie von nicht
überprüfbaren Mailadressen stammen.

Weiterleitungen dienstlicher Inhalte an hochschulexterne Adressen kommen
einer Übertragung solcher Inhalte in den Privatbereich gleich. Das ist so,
als ob Sie als Dienstadresse Ihre Privatadresse angeben.

Das wird spätestens dann zu einem Problem, wenn in (seltenen Ausnahme-)
Fällen die Hochschule dringend Zugang zu den dienstlichen Inhalten benötigt.
Das ist dann bei Drittanbietern nicht möglich. Haftung des Verursachers ist
da nicht ausgeschlossen.

Senden Sie keine dienstlichen Mails an Personen, die ein dienstliches Konto
nutzen sollten, dafür aber eine private Mailadresse nutzen. Verwenden Sie
dafür die dienstlichen RUB-Mailadresse.

Es ist sinnvoll private Mailadressen für Privates und dienstliche
Mailadressen für Dienstliches zu verwenden.

Ein weiterer Aspekt, ist dass die Verwendung bekannter autorisierter
Mailadressen auch dazu geeignet sind, Schadsoftware und Phishing leichter zu
erkennen. Die Gefahr kann zudem durch die Verwendung von Mail-Zertifikaten
reduziert werden, die über IT.Services (klick) zu bekommen sind. Mit denen
können auch Mails verschlüsselt werden.

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Am 29. März 2019 wird Großbritannien aus der EU austreten. Das wird auch Folgen für den Datenschutz haben. Welche genau das sein werden, ist zum gegenwärtigen Zeitpunkt noch unklar. Findet Großbritannien keine Einigung mit der EU, findet ein sogenannter „No-Deal-Brexit“ statt. Dieser Fall hätte die weitreichendsten Folgen. Großbritannien würde damit gegenüber der EU als Drittstaat gelten.

Dazu hat die Europäische Kommission eine Stellungnahme veröffentlicht. Sie empfiehlt die Nutzung von Standardvertragsklauseln für das Vereinigte Königreich, wie sie derzeit auch für andere Drittstaaten Anwendung finden.

Die European University Association hat zusammen mit Universities UK einen Leitfaden veröffentlicht, um Universitäten konkrete Hilfestellung zur Vorbereitung auf das No-Deal-Szenario zu geben.

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Für Mitarbeiter der RUB steht über das Serviceportal ab sofort die Online Einführung Datenschutz der Akademie Mont-Cenis zur Verfügung.

Das Programm richtet sich an die Beschäftigten des Landes und gibt eine Einführung in das Thema Datenschutz insbesondere auch im Hinblick auf die seit Mai 2018 in Kraft getretene EU Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) und die Neufassung des Landesdatenschutzgesetzes NRW.

Die Einführung Datenschutz im Serviceportal der RUB

Lernprogramm (feste Größe)
Lernprogramm skalierbar

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Einen lesenswerten Beitrag zum Umgang mit Passwörtern ist auf den Seiten des Landesbeauftragten für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg erschienen. Der Beitrag bietet dabei sowohl Tipps und Hilfestellungen für Anwenderinnen und Anwender, als auch Hinweise für die Administration und Erstellung von Software.

Wir wünschen viel Spaß bei der Lektüre!

Hinweise zum Umgang mit Passwörtern

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Der Thüringer Landesbeauftragte für Datenschutz warnt vor einer sogenannten „Datenschutzauskunft-Zentrale“.

Unter diesem Namen wurden zahlreiche Unternehmen, Kanzleien und Vereine per Fax aufgefordert ein beigefügtes Formular zum Datenschutz auszufüllen und zu unterschreiben.

Achtung: Es handelt sich hierbei um eine Abofalle!
Es besteht keine Verpflichtung diese Angaben an eine „Datenschutzauskunft-Zentrale“ zu übermitteln!

Wichtig: Wer ein solches Schreiben erhalten hat, sollte es auf keinen Fall bearbeiten. Wer das Fax bereitsunterschrieben und zurückgesendet hat, sollte seine Erklärung umgehend widerrufen.

Die offizielle Warnung des Thüringer Landesbeauftragten für Datenschutz, Dr. Lutz Hasse, finden Sie hier.
Heise Newsmeldung.