Derzeit erreichen jeden viele Mails, in denen es darum geht, dass man gerne weiter Nachrichten zusenden möchte (Newsletter). Auch an Hochschulen finden sich viele solcher Mailverteiler. Dazu sollen hier Informationen zur Verfügung gestellt werden.
Frage Rechtsgrundlage
Die Frage die zunächst zu klären ist, ist die der Rechtsgrundlage. Die eine Option ist die der Einwilligung: Empfänger haben aktiv dem Empfang von Nachrichten zu einem bestimmten Thema zugestimmt. Das ist der typische Newsletter.
Manche Mailverteiler basieren aber auf einer anderen Rechtsgrundlage. Das ist vor allem für interne Mailverteiler oder auch für Projektverteiler der Fall. Rechtsgrundlagen sind da die Erfüllung der öffentlichen Aufgabe und/oder die Vertragserfüllung. Beispielsweise können Studierende ohne Einwilligung über Lehrinhalte informiert werden oder Beschäftigte über hochschul- und arbeitsrelevante Inhalte. In diesen Fällen besteht keine Einwilligungserfordernis.
Freiwillige Listen sind immer mit einer Widerspruchsmöglichkeit zu versehen.
Informiertheit
In allen Fällen müssen betroffene Personen über die Verarbeitung informiert sein. Welche Informationen mitgeteilt werden müssen, findet sich hier.
Für Studierendenlisten und für Beschäftigte sollte die (Erst-)Information bei der Einrichtung der Mailadressen erfolgen. Zusätzlich über die Eintragungen in bestimmte Verteiler oder regelmäßige Infonachrichten aus dem Verteiler, haben das Ziel zusätzlich zu informieren, und führen zu einer höheren Transparenz bei den Betroffenen.
Umgang mit Altlisten
Unklar ist nun der Umgang mit Altlisten. Dabei gilt das Folgende vor allem für freiwillige Angebote:
Existieren bereits Einwilligungen (bspw. aktive Eintragung im Mailinglistensystem oder andere bestätigende Handlung), so genügt eine Informierung über die notwendigen Inhalte.
Ist nicht klar, ob für alle Empfänger Einwilligungen belegt werden können, so müssen diese eingeholt werden. Die Einwilligung bedarf immer einer eindeutigen aktiven bestätigenden Handlung der betroffenen Person. Auch mehrfache Information mit Austragungsmöglichkeit kann die aktive Zustimmung nicht ersetzen.
Adressen für die keine Einwilligungen vorliegen sind dann zu löschen.