Seit kurzem steht Microsoft Office allen Mitgliedern der Ruhr-Universität kostenfrei zur Verfügung. Sollten Sie die Nutzung der im Rahmen von Office 365 angebotenen Cloud-Dienste in Erwägung ziehen beachten Sie bitte die folgenden Hinweise:

Für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der RUB:

• Benutzen Sie Office Online auf keinen Fall zum Erstellen und Ablegen von vertraulichen dienstlichen Dokumenten.
• Speichern Sie keine personenbezogenen Daten (Notenlisten, Bewertungen, Zeugnisse o.ä.) in der Microsoft Cloud.

Für alle:

• Speichern Sie keine personenbezogenen Daten (Forschungsrohdaten aber auch private Telefonlisten) ohne die Einwilligung der Betroffenen.
• Wir raten von der Nutzung der Outlook-App ab, da diese E-Mails ungefragt über unbeteiligte Netzwerke leitet.
• Seien sich sich bewusst, dass auch Dateien, die sie in der Cloud löschen durch das Unternehmen z.B. in Backups gespeichert sind und wieder hergestellt werden können

Wo liegt das Problem?

Microsoft verspricht zwar hohe Datenschutzstandards bei seinen Rechenzentren einzuhalten, es ist allerdings noch rechtlich unklar in wie weit etwa us-amerikanische Behörden Zugriff auf die bei Microsoft gespeicherten Daten einfordern können. Da zum jetzigen Zeitpunkt nicht klar ist, in welchem Umfang und zu welchem Zweck die Daten ausgewertet werden, ist eine abschließende Bewertung aus Datenschutzssicht nicht möglich.

Was kann ich tun?

Wenn Sie die Vorteile von Cloudspeichern wie oneDrive oder DropBox auch für die Dateien nutzen wollen, die personenbezogene Daten enthalten, nutzen Sie Verschlüsselungssoftware wie  boxcryptor oder cryptomator.