{"id":2445,"date":"2026-04-02T09:50:24","date_gmt":"2026-04-02T07:50:24","guid":{"rendered":"https:\/\/dsb.ruhr-uni-bochum.de\/?p=2445"},"modified":"2026-04-02T09:50:24","modified_gmt":"2026-04-02T07:50:24","slug":"berechtigungen-im-exchange-kalender","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/dsb.ruhr-uni-bochum.de\/en\/beitrag\/berechtigungen-im-exchange-kalender\/","title":{"rendered":"Berechtigungen im Exchange-Kalender"},"content":{"rendered":"\n

Seinen dienstlichen Kalender mit Kolleginnen und Kollegen zu teilen ist n\u00fctzlich und erleichtert die Zusammenarbeit. Dabei braucht es aus Sicht des Datenschutzes eine gewisse Vorsicht. Besonders heikel wird es, wenn Teilnehmende oder Inhalte eines Termins sichtbar sind, die eigentlich privat bleiben sollten \u2013 etwa bei Personalthemen, Bewerbungsgespr\u00e4chen oder medizinischen Terminen, aber auch Termine im Forschungs- oder Beratungskontext. Schon der Betreff eines Eintrags verr\u00e4t h\u00e4ufig mehr, als beabsichtigt, vor allem wenn Namen genannt werden. Und selbst bei neutralen Betreffs kann die Teilnehmerliste Informationen preisgeben, die man nicht breit teilen m\u00f6chte. Zu gro\u00dfz\u00fcgige Standardfreigaben versch\u00e4rfen dieses Problem zus\u00e4tzlich.<\/p>\n\n\n\n

Damit aus n\u00fctzlicher Kalendertransparenz kein Datenleck wird, helfen einige einfache Handgriffe. Die g\u00e4ngigen Berechtigungsstufen sind in den meisten Systemen \u00e4hnlich, auch wenn sie teils unterschiedlich hei\u00dfen. Die restriktivste Stufe zeigt anderen lediglich, ob der Zeitslot frei oder gebucht ist; Titel, Ort, Beschreibung und Teilnehmer bleiben verborgen. Etwas offener ist die Variante, bei der neben Frei\/Belegt auch Betreff und Ort sichtbar sind, jedoch nicht unbedingt die Notizen oder Anlagen. Vollzugriff auf Ereignisdetails gew\u00e4hrt Einblick in Titel, Ort, Beschreibung, Anlagen und meist auch die Teilnehmer. Dar\u00fcber hinaus gibt es Rollen, die \u00c4nderungen vornehmen d\u00fcrfen, also Termine hinzuf\u00fcgen, bearbeiten oder l\u00f6schen, und solche, die sogar die Freigaben verwalten k\u00f6nnen. Eine besondere Rolle spielt die Privat-Markierung pro Termin: Sie blendet Details aus und zeigt f\u00fcr Nichtberechtigte nur \u201ePrivat\u201c oder \u201eBesch\u00e4ftigt\u201c. Zu beachten ist, dass Delegierte mit speziellen Rechten in manchen Systemen trotz Privat-Markierung Details sehen k\u00f6nnen; diese Option sollte nur sehr gezielt vergeben werden.<\/p>\n\n\n\n

Als Grundeinstellung empfiehlt sich, f\u00fcr alle Personen au\u00dferhalb des unmittelbaren Arbeitskontexts lediglich Frei\/Belegt anzuzeigen (“Alle”). H\u00f6here Einsicht oder Bearbeitungsrechte erhalten nur diejenigen, die sie ben\u00f6tigen. Externe Personen sollten grunds\u00e4tzlich keinen Zugriff auf Details haben.<\/p>\n\n\n\n

Ein praktisches Beispiel ist ein Bewerbungsgespr\u00e4ch. Statt \u201eInterview mit Marina Mustermann\u201c reicht ein neutraler Titel wie \u201eInterview\u201c. Den Termin als privat zu markieren und die Beteiligten gezielt einzuladen kann zus\u00e4tzlich helfen. So bleibt f\u00fcr Unbeteiligte lediglich sichtbar, dass dieser Zeitslot belegt ist, ohne Namen oder Inhalte preiszugeben.<\/p>\n\n\n\n

Die richtige Einstellung der Freigaben ist schnell erledigt. In Outlook \u00f6ffnet sich der Berechtigungsdialog per Rechtsklick auf den Kalender. <\/p>\n\n\n

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Mit dem Rechtsklick auf den eigenen Kalender \u00f6ffnet sich das Men\u00fcfenster. Die Einstellungen zu den Berechtigungen lassen sich \u00fcber den Men\u00fcpunkt Freigabe<\/em> erreichen. <\/figcaption><\/figure><\/div>\n\n
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Im Einstellungsfenster lassen sich Standard Einstellungen festlegen, die f\u00fcr alle gelten. \u00dcber den Hinzuf\u00fcgen <\/em>Button lassen sich bestimmte Personen hinzuf\u00fcgen, f\u00fcr die dann einzeln Berechtigungen vergeben werden k\u00f6nnen.<\/figcaption><\/figure><\/div>\n\n\n

Die Standardberechtigung sollte auf Frei\/Belegt gesetzt sein und bei Bedarf k\u00f6nnen einzelne Personen mit passenden Rollen hinzugef\u00fcgt werden \u2013 vom reinen Lesen \u00fcber Bearbeiten bis hin zur Verwaltung des Kalenders. F\u00fcr besonders vertrauensw\u00fcrdige Delegierte l\u00e4sst sich die Option \u201ePrivate Elemente anzeigen\u201c aktivieren; sie sollte jedoch nur sehr sparsam eingesetzt werden. Beim Erstellen sensibler Termine aktiviert das Schloss-Symbol die \u201ePrivat\u201c-Einstellung.<\/p>\n\n\n\n

Vor dem Teilen eines Kalenders oder beim Erstellen sensibler Termine lohnt ein kurzer Check: Sind Standardfreigaben auf Frei\/Belegt gesetzt? Enthalten Betreffe der Termine keine Namen? Ist der Termin als privat markiert? Haben nur die wirklich notwendigen Personen h\u00f6here Rechte? Stimmen die Freigaben noch mit der aktuellen Teamstruktur \u00fcberein? Wenn diese Punkte beachtet werden, bleibt die Kalenderfreigabe im Alltag extrem hilfreich \u2013 und zugleich sicher.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"Im Alltag ist es oft sehr hilfreich, die Kalender von Kolleginnen und Kollegen einsehen zu k\u00f6nnen oder den eigenen Kalender freizugeben. Das erleichtert die Abstimmung, reduziert R\u00fcckfragen und spart Zeit. Gleichzeitig ist Kalenderfreigabe ein sensibles Thema: Je nachdem, wer welche Eintr\u00e4ge sieht, k\u00f6nnen vertrauliche Informationen in die falschen H\u00e4nde geraten.","protected":false},"author":8,"featured_media":2447,"comment_status":"closed","ping_status":"closed","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"footnotes":""},"categories":[1,3,4],"tags":[],"class_list":["post-2445","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","hentry","category-allgemein","category-datenschutz","category-hochschule"],"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/dsb.ruhr-uni-bochum.de\/en\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/2445","targetHints":{"allow":["GET"]}}],"collection":[{"href":"https:\/\/dsb.ruhr-uni-bochum.de\/en\/wp-json\/wp\/v2\/posts"}],"about":[{"href":"https:\/\/dsb.ruhr-uni-bochum.de\/en\/wp-json\/wp\/v2\/types\/post"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/dsb.ruhr-uni-bochum.de\/en\/wp-json\/wp\/v2\/users\/8"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/dsb.ruhr-uni-bochum.de\/en\/wp-json\/wp\/v2\/comments?post=2445"}],"version-history":[{"count":14,"href":"https:\/\/dsb.ruhr-uni-bochum.de\/en\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/2445\/revisions"}],"predecessor-version":[{"id":2467,"href":"https:\/\/dsb.ruhr-uni-bochum.de\/en\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/2445\/revisions\/2467"}],"wp:featuredmedia":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/dsb.ruhr-uni-bochum.de\/en\/wp-json\/wp\/v2\/media\/2447"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/dsb.ruhr-uni-bochum.de\/en\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=2445"}],"wp:term":[{"taxonomy":"category","embeddable":true,"href":"https:\/\/dsb.ruhr-uni-bochum.de\/en\/wp-json\/wp\/v2\/categories?post=2445"},{"taxonomy":"post_tag","embeddable":true,"href":"https:\/\/dsb.ruhr-uni-bochum.de\/en\/wp-json\/wp\/v2\/tags?post=2445"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}