{"id":68,"date":"2011-12-07T16:30:29","date_gmt":"2011-12-07T16:30:29","guid":{"rendered":"http:\/\/web-imtm.iaw.ruhr-uni-bochum.de\/wp-dsb\/?page_id=68"},"modified":"2025-02-05T14:08:02","modified_gmt":"2025-02-05T13:08:02","slug":"empfehlungen-fur-den-umgang-mit-akten-und-karteien","status":"publish","type":"page","link":"https:\/\/dsb.ruhr-uni-bochum.de\/en\/datenschutz\/datenschutz-am-arbeitsplatz\/empfehlungen-fur-den-umgang-mit-akten-und-karteien\/","title":{"rendered":"Empfehlungen f\u00fcr den Umgang mit Akten und Karteien"},"content":{"rendered":"<div class=\"wp-block-image\">\n<figure class=\"aligncenter size-large\"><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" width=\"1024\" height=\"683\" src=\"https:\/\/dsb-neu.iaw.ruhr-uni-bochum.de\/wp-content\/uploads\/2020\/11\/Akten-1024x683.jpg\" alt=\"\" class=\"wp-image-975\" srcset=\"https:\/\/dsb.ruhr-uni-bochum.de\/wp-content\/uploads\/2020\/11\/Akten-1024x683.jpg 1024w, https:\/\/dsb.ruhr-uni-bochum.de\/wp-content\/uploads\/2020\/11\/Akten-300x200.jpg 300w, https:\/\/dsb.ruhr-uni-bochum.de\/wp-content\/uploads\/2020\/11\/Akten-768x512.jpg 768w, https:\/\/dsb.ruhr-uni-bochum.de\/wp-content\/uploads\/2020\/11\/Akten-1536x1024.jpg 1536w, https:\/\/dsb.ruhr-uni-bochum.de\/wp-content\/uploads\/2020\/11\/Akten-804x536.jpg 804w, https:\/\/dsb.ruhr-uni-bochum.de\/wp-content\/uploads\/2020\/11\/Akten.jpg 1920w\" sizes=\"auto, (max-width: 1024px) 100vw, 1024px\" \/><\/figure><\/div>\n\n\n<p><br>Auch die in den \u00fcblichen Aktenbergen zu findenden personenbezogenen Daten sind zu sch\u00fctzen. Hier einige Anregungen f\u00fcr den Umgang mit den Akten, Karteien und \u00c4hnlichem&#8230;<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>Grunds\u00e4tzlich ist jedes Erheben personenbezogener Daten nur zul\u00e4ssig, wenn ihre Kenntnis zur Erf\u00fcllung der Aufgaben der verantwortlichen Stelle erforderlich ist (Art. 5 DSGVO, Grunds\u00e4tze f\u00fcr die Verarbeitung personenbezogener Daten; Art. 6 DSGVO, Rechtm\u00e4\u00dfigkeit der Verarbeitung). Es ist also in jedem Fall zu kl\u00e4ren, ob Akten rechtm\u00e4\u00dfig sind.<\/li>\n\n\n\n<li>Nicht besetzte B\u00fcror\u00e4ume sollten grunds\u00e4tzlich verschlossen werden.<\/li>\n\n\n\n<li>Der Schl\u00fcssel ist abzuziehen und sicher zu verwahren.<\/li>\n\n\n\n<li>Kennzeichnen Sie Ihre Schl\u00fcssel nicht mit Aufschriften oder Anh\u00e4ngern, aus denen hervorgeht, zu welchem Schloss sie passen.<\/li>\n\n\n\n<li>Eine M\u00f6glichkeit sind farbliche Markierungen, die Ihnen helfen, mehrere Schl\u00fcssel schnell richtig zuzuordnen, im Verlustfall jedoch f\u00fcr Dritte keinen Informationswert besitzen.<\/li>\n\n\n\n<li>Stellen Sie sicher, dass sich Besucherinnen und Besucher nur in Ihrem oder im Beisein einer Kollegin oder eines Kollegen in Ihrem B\u00fcro aufhalten.<\/li>\n\n\n\n<li>Ist dies aus dienstlichen Gr\u00fcnden nicht m\u00f6glich, halten sie die Unterlagen mit personenbezogenem Inhalt bei Abwesenheit unter Verschluss (Schrank, Schreibtisch o. \u00e4.).<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p>&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>Versenden Sie Akten und Schreiben mit personenbezogenen Daten, die einem besonderen Amtsgeheimnis unterliegen (z. B. Personaldaten, Sozialdaten, Gesundheitsdaten) sowohl im internen Postgang als auch extern nur im verschlossenen Umschlag, ggf. mit der Aufschrift &#8220;vertraulich&#8221;.<\/li>\n\n\n\n<li>Versenden Sie personenbezogene Daten niemals per Fax. Faxger\u00e4te sind in vielen Beh\u00f6rden und Firmen an zentraler, gut zug\u00e4nglicher Stelle installiert, so da\u00df ein Versenden per Fax Vertraulichkeit von vornherein ausschlie\u00dft<\/li>\n\n\n\n<li>Versenden Sie personenbezogene Daten nicht unverschl\u00fcsselt per Email.<\/li>\n\n\n\n<li>Falls Sie im Rahmen Ihrer Aufgabenwahrnehmung personenbezogene Daten in Akten au\u00dferhalb der Beh\u00f6rde bearbeiten, sch\u00fctzen sie diese gegen unbefugte Zugriffe.\n<ul class=\"wp-block-list has-medium-font-size\">\n<li>Geben Sie die Akte nicht unbeaufsichtigt aus der Hand.<\/li>\n\n\n\n<li>Halten Sie sie im Auto nicht von au\u00dfen sichtbar unter Verschluss.<\/li>\n\n\n\n<li>Bringen Sie die Akte bei Dienstschluss m\u00f6glichst wieder in das B\u00fcro.<\/li>\n\n\n\n<li>Ist dies nicht m\u00f6glich, nehmen Sie sie zwischenzeitlich zuhause unter Verschluss.<\/li>\n<\/ul>\n<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p>&nbsp;<br><!--\n\n\n<ul>\n \t\n\n<li>Personenbezogene Daten in Akten sind zu l\u00f6schen, sobald ihre Kenntnis zur Aufgabenerf\u00fcllung nicht mehr erforderlich ist<\/li>\n\n\n \t\n\n<li>Ma\u00dfgeblich sind hier jeweils die bereichsspezifischen Aufbewahrungsfristen<\/li>\n\n\n \t\n\n<li>Papiergut mit personenbezogenem Inhalt ist datenschutzgerecht zu entsorgen<\/li>\n\n\n \t\n\n<li>Nutzen Sie bei kleineren Mengen den Schredder, bei gr\u00f6\u00dferen den von der Hochschule beauftragten Entsorgungs- und Vernichtungsdienst<\/li>\n\n\n \t\n\n<li>Die ordnungsgem\u00e4\u00dfe Vernichtung ist von der beauftragten Firma zu protokollieren; die Protokolle sind vom Auftraggeber zu Dokumentationszwecken aufzubewahren<\/li>\n\n\n<\/ul>\n\n\n--><\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>Werden Akten zur Erf\u00fcllung ihres urspr\u00fcnglichen Zweckes nicht mehr ben\u00f6tigt und sind die bereichsspezifischen Aufbewahrungsfristen abgelaufen, so m\u00fcssen diese Akten dem <a href=\"https:\/\/serviceportal.ruhr-uni-bochum.de\/Begriffesammlung\/Seiten\/Universit%C3%A4tsarchiv.aspx\">Universit\u00e4tsarchiv<\/a> angeboten werden.<\/li>\n\n\n\n<li>In Absprache mit dem Universit\u00e4tsarchiv erfolgt anschlie\u00dfend die Archivierung und ggf. die Entsorgung abgelehnter Akten.<\/li>\n\n\n\n<li>Ausschlaggebend ist die <a href=\"https:\/\/serviceportal.ruhr-uni-bochum.de\/Begriffesammlung\/Seiten\/Richtlinie-zu-Aufbewahrung-Aussonderung-Archivierung-und-Vernichtung-von-Unterlagen-und-Informationen.aspx\">Richtlinie \u00fcber die Aufbewahrung, Aussonderung, Archivierung und Vernichtung von Unterlagen und Informationen<\/a>.<\/li>\n\n\n\n<li>Bei der <a href=\"https:\/\/serviceportal.ruhr-uni-bochum.de\/Begriffesammlung\/Seiten\/Vernichtung-von-Akten.aspx\">Vernichtung von Akten<\/a> leistet das Dezernat 5 der Universit\u00e4tsverwaltung Unterst\u00fctzung.<\/li>\n\n\n\n<li>Die ordnungsgem\u00e4\u00dfe Vernichtung der Akten ist zu protokollieren; die Protokolle sind vom Verantwortlichen zu Dokumentationszwecken aufzubewahren.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p class=\"has-small-font-size\">Quelle: Dieser Text basiert auf dem backUP-Magazin 04 &#8220;PC-Arbeitsplatz &#8211; Soviel Datenschutz muss an jedem Arbeitsplatz sein!&#8221; Herausgeber: Datenschutzzentrum Schleswig-Holstein, Kiel, 2003 und der Webseite der Datenschutzbeauftragten der Fachhochschule Bielefeld.<\/p>\n\n\n\t\t<div class=\"teaser-d mensa\">\n\t\t\t<a href=\"https:\/\/serviceportal.ruhr-uni-bochum.de\/Begriffesammlung\/Seiten\/aufbewahrungsrichtlinie-datenschutz.aspx\" target=\"Yes\" class=\"hover-layer\">\n\t\t\t<div class=\"img-wrapper\" style=\"display:none\">\n\t\t\t\t<div class=\"img-wrapper-inner\">\n\t\t\t\t\t<img decoding=\"async\" src=\"\" height=\"804\">\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t<\/div>\n    \n\t\t\t<div class=\"article-info-wrapper\">\n\t\t\t\t<div class=\"article-info-wrapper-inner\">\n\t\t\t\t\t<h2 class=\"headline\">Aufbewahrungsrichtlinie aus Sicht des Datenschutzes<\/h2>\n\t\t\t\t\t<div class=\"teasertext\">\n\t\t\t\t\t<p><p>Informationsseite im Serviceportal zu Aufbewahrung, Aussonderung &amp; Entsorgung<\/p>\n<\/p>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<div class=\"button-arrow-wrapper no-link\">\n\t\t\t\t\t\t<span class=\"button-arrow-arrow\"><!-- --><\/span>\n\t\t\t\t\t\t<span class=\"button-arrow-text\">Serviceportal &#8211; Intern<\/span>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n        \t\t\t<\/div>\n    \t\t\t<\/div>\n      \t\t<div class=\"clear\"><\/div>\n    \t\t\t<\/a>\n\t\t<\/div>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"Auch die in den \u00fcblichen Aktenbergen zu findenden personenbezogenen Daten sind zu sch\u00fctzen. 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