Auch die in den üblichen Aktenbergen zu findenden personenbezogenen Daten sind zu schützen. Hier einige Anregungen für den Umgang mit den Akten, Karteien und Ähnlichem…
- Grundsätzlich ist jedes Erheben personenbezogener Daten nur zulässig, wenn ihre Kenntnis zur Erfüllung der Aufgaben der verantwortlichen Stelle erforderlich ist (§ 12 Abs. I DSG NRW, Grundsatz der Zweckgebundenheit). Es ist also in jedem Fall zu klären, ob Akten rechtmäßig sind.
- Nicht besetzte Büroräume sollten grundsätzlich verschlossen werden.
- Der Schlüssel ist abzuziehen und sicher zu verwahren.
- Kennzeichnen Sie Ihre Schlüssel nicht mit Aufschriften oder Anhängern, aus denen hervorgeht, zu welchem Schloss sie passen.
- Eine Möglichkeit sind farbliche Markierungen, die Ihnen helfen, mehrere Schlüssel schnell richtig zuzuordnen, im Verlustfall jedoch für Dritte keinen Informationswert besitzen.
- Stellen Sie sicher, dass sich Besucherinnen und Besucher nur in Ihrem oder im Beisein einer Kollegin oder eines Kollegen in Ihrem Büro aufhalten.
- Ist dies aus dienstlichen Gründen nicht möglich, halten sie die Unterlagen mit personenbezogenem Inhalt bei Abwesenheit unter Verschluss (Schrank, Schreibtisch o. ä.).
- Versenden Sie Akten und Schreiben mit personenbezogenen Daten, die einem besonderen Amtsgeheimnis unterliegen (z. B. Personaldaten, Sozialdaten, Gesundheitsdaten) sowohl im internen Postgang als auch extern nur im verschlossenen Umschlag, ggf. mit der Aufschrift „vertraulich“.
- Versenden Sie personenbezogene Daten niemals per Fax. Faxgeräte sind in vielen Behörden und Firmen an zentraler, gut zugänglicher Stelle installiert, so daß ein Versenden per Fax Vertraulichkeit von vornherein ausschließt
- Versenden Sie personenbezogene Daten nicht unverschlüsselt per Email.
- Falls Sie im Rahmen Ihrer Aufgabenwahrnehmung personenbezogene Daten in Akten außerhalb der Behörde bearbeiten, schützen sie diese gegen unbefugte Zugriffe.
- Geben Sie die Akte nicht unbeaufsichtigt aus der Hand.
- Halten Sie sie im Auto nicht von außen sichtbar unter Verschluss.
- Bringen Sie die Akte bei Dienstschluss möglichst wieder in das Büro.
- Ist dies nicht möglich, nehmen Sie sie zwischenzeitlich zuhause unter Verschluss.
- Werden Akten zur Erfüllung ihres ursprünglichen Zweckes nicht mehr benötigt und sind die bereichsspezifischen Aufbewahrungsfristen abgelaufen, so müssen diese Akten dem Universitätsarchiv angeboten werden.
- In Absprache mit dem Universitätsarchiv erfolgt anschließend die Archivierung und ggf. die Entsorgung abgelehnter Akten.
- Ausschlaggebend ist die Richtlinie über die Aufbewahrung, Aussonderung, Archivierung und Vernichtung von Unterlagen und Informationen.
- Bei der Vernichtung von Akten leistet das Dezernat 5 der Universitätsverwaltung Unterstützung.
- Die ordnungsgemäße Vernichtung der Akten ist zu protokollieren; die Protokolle sind vom Verantwortlichen zu Dokumentationszwecken aufzubewahren.
Quelle: Dieser Text basiert auf dem backUP-Magazin 04 „PC-Arbeitsplatz – Soviel Datenschutz muss an jedem Arbeitsplatz sein!“ Herausgeber: Datenschutzzentrum Schleswig-Holstein, Kiel, 2003 und der Webseite der Datenschutzbeauftragten der Fachhochschule Bielefeld.