Es ist nicht selten, dass dienstliche Inhalte über hochschulexterne Mailadressen verarbeitet werden.

Hierzu ein paar Kommentare aus Sicht des Datenschutzes:

Mailadressen bei GMX, Web.de, GoogleMail usw. sind nicht erkennbar mit einer Person verbunden. Die Identität ist in keiner Weise überprüft. Vorname. Nachname@mailprovider.de kann in den meisten Fällen jeder für sich reklamieren. Erhalten Sie eine Mail vorname.nachmame@gmail.com sollten Sie unbedingt davon ausgehen, dass es sich nicht um die Person vorname.nachname handeln könnte. Sollten vertrauliche Inhalte angefragt werden, so sollte die Identität nochmals überprüft werden. Weisen Sie Studierende darauf hin, dass die Frage nochmals per RUB-Mailadresse zu stellen ist, damit die Identität überprüft werden kann. Inhalte die vermeintlich von MitarbeiterInnen der Hochschule stammen sollten ebenfalls überprüft werden, wenn sie von nicht überprüfbaren Mailadressen stammen. Weiterleitungen dienstlicher Inhalte an hochschulexterne Adressen kommen einer Übertragung solcher Inhalte in den Privatbereich gleich. Das ist so, als ob Sie als Dienstadresse Ihre Privatadresse angeben. Das wird spätestens dann zu einem Problem, wenn in (seltenen Ausnahme-) Fällen die Hochschule dringend Zugang zu den dienstlichen Inhalten benötigt. Das ist dann bei Drittanbietern nicht möglich. Haftung des Verursachers ist da nicht ausgeschlossen. Senden Sie keine dienstlichen Mails an Personen, die ein dienstliches Konto nutzen sollten, dafür aber eine private Mailadresse nutzen. Verwenden Sie dafür die dienstlichen RUB-Mailadresse. Es ist sinnvoll private Mailadressen für Privates und dienstliche Mailadressen für Dienstliches zu verwenden. Ein weiterer Aspekt, ist dass die Verwendung bekannter autorisierter Mailadressen auch dazu geeignet sind, Schadsoftware und Phishing leichter zu erkennen. Die Gefahr kann zudem durch die Verwendung von Mail-Zertifikaten reduziert werden, die über IT.Services (klick) zu bekommen sind. Mit denen können auch Mails verschlüsselt werden.