Der sorgfältige Umgang mit personenbezogenen die im Rahmen von Erhebungen zu Forschungszwecken gesammelt werden hat eine hohe Priorität. Im folgenden finden Sie einige Hinweise die Sie beim Erstellen von Umfragen berücksichtigen sollten.
Informationspflichten
Bevor die Teilnehmer/innen in die Umfrage starten sollten Sie über die folgenden Punkte aufgeklärt werden:
- Wer führt die Umfrage durch und ist verantwortlich für die Datenverarbeitung (Vollständiger Name, postalischer Adresse und weitere Kontaktdaten).
- Zu welchem Zweck werden die Daten benötigt (Kurzbeschreibung des Projekts/Ziel der Umfrage). Bei Forschungsvorhaben stützt sich die Erlaubnis der Datenerhebung in der Regel auf §17 des Datenschutzgesetzes NRW.
- Wo werden die Daten verarbeitet (gegebenenfalls das Unternehmen, auf dessen Servern die Daten gespeichert werden oder welche zusätzlichen Organisationen außer der oben genannte auf die Daten zugriff bekommen sollen)
- Wann werden die Daten gelöscht. Wir empfehlen die Rohdaten so bald wie möglich zu löschen (ca. 3 Monate), spätestens jedoch nach Projektende. Die genaue Löschfrist sollte.
Technische Durchführung
Bitte vermeiden Sie die Nutzung großer zentraler Anbieter/-innen für Umfragen. Die folgenden Universitäten bieten bereits eigene Umfragesysteme an, deren Datenschutz- und Sicherheitskonzepte von den jeweiligen Datenschutzbeauftragen überprüft wurden.
Sollten Sie einen externen Dienstleiter für die Durchführung der Umfrage benutzen achten Sie darauf einen Vertrag abzuschließen der den Regeln des §11 Datenschutzgesetz NRW genügt.
Tipps für die Fragengestaltung
Diese Hinweise ersetzen natürlich nicht die jeweiligen Vorgaben ihres Faches. Wenn Sie regelmäßig und/oder große Umfragen durchführen empfehlen wir Ihnen außerdem die Teilnahme an einer unserer Schulungen.
- Gestalten Sie Fragebögen so, dass die Personen nicht identifiziert werden können, so dass die Daten anonym sind. Fragen Sie insbesondere nicht nach Namen, Adressen oder anderen eindeutigen Merkmalen
- Versuchen Sie Fragen und Fragekombinationen zu vermeiden die nur eine oder einen kleinen Personenkreis betreffen.
- Hintergrund: Sollten ihre Daten gewollt oder ungewollt veröffentlicht werden, sollte es nicht möglich sein durch Zusatzwissen die Antworten Einzelner wieder ein Person zuzuordnen (Deanonymisierung). Viele Informationen die anonym scheinen lassen sich häufig unter Zuhilfenahme öffentlicher Datensammlungen einer Person zuordnen (z.B. suche nach „Chilenin, 42, studiert an der RUB“ bei Facebook). Siehe auch: Sweeney, L. (2000). Simple Demographics Often Identify People Uniquely. Data Privacy, Carnegie Mellon University.
- Vorschlag: Erstellen Sie Kategorien (Alter: unter 30, 30-40..), bei denen Sie davon ausgehen können, dass mehrere Personen dazu gehören. Diese Einschätzung ist abhängig von ihrer Umfrage (die Kategorie 60-70 kann bei einer Umfrage unter Studierenden trotzdem nur eine Person enthalten)
- Bei Fragen die nicht direkt Ihr Thema betreffen, sondern eine sozio-demografischen Einordnung dienen sollten Sie nur die notwendigen Fragen stellen.
- Beispiel: Häufig wird nach Alter, Geschlecht und Einkommensgruppen gefragt unabhängig vom Thema der eigentlichen Befragung.
- Hintergrund: Nicht alles was „gängig“ scheint ist auch „sinnig“. Viele Befragungen gehen z.B. in letzter Zeit dazu über mehr als zwei Geschlechterkategorien anzubieten. Während dies inhaltlich sinnvoll erscheint kann dies gleichzeitig dazu führen, dass sensible Daten (besondere Daten im Sinne des Datenschutzes) erhoben werden.
- Vorschlag: Beschränken Sie sich auf Fragen die notwendig sind. Wenn Sie keine gesonderte Auswertung (z.B. gesplittet nach Geschlechterkategorien) planen, lassen Sie Fragen danach aus.
Schulungen
Im Rahmen der Internen Fortbildung an der RUB bietet die Datenschutzstelle den Kurs „Datenschutz in der Forschung“ an, in dem Grundlagen zur Fragebogengestaltung sowie des datenschutzfreundlichen Umgangs mit den entstehenden Daten vermittelt werden. Dort ist auch Zeit für ihre spezifischen Fragen.